Elektroniczne poświadczenie zgodności odpisu, wyciągu lub kopii z okazanym dokumentem

Utworzono: czwartek, 28, styczeń 2016 Poprawiono: czwartek, 28, styczeń 2016

Notariusze będą poświadczać dokumenty elektroniczne.

Ustawa – Prawo o notariacie  Art. 97. § 2. Elektroniczne poświadczenie zgodności odpisu, wyciągu lub kopii z okazanym dokumentem notariusz opatruje bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Elektronicznego poświadczenia nie opatruje się pieczęcią notariusza.

Poniżej wyjaśniamy podstawowe pojęcia podpis odręczny, podpis elektroniczny, zaawansowany podpis elektroniczny oraz pieczęć elektroniczna.

 

 

Materiały udostępnione przez https://www.yammer.com/eidaspl/#/home / Michał Tabor

 

Uwierzytelnianie w eIDAS to nie jest składanie podpisu elektronicznego

Utworzono: czwartek, 14, styczeń 2016 Poprawiono: czwartek, 14, styczeń 2016

Motywacja

W wielu opracowaniach traktujących o eIDAS błędnie traktuje się definicję uwierzytelniania przypisując ją do stosowanych w Polsce terminów uwierzytelnionych dokumentów. W wyniku tego powstają określenia niezgodne z rozporządzaniem eIDAS tj. dokument uwierzytelniony podpisem elektronicznym, co nie jest ani zgodne z przytoczoną normą prawną, nie jest zgodne z normami technicznymi i nie odpowiada rzeczywistemu zastosowaniu mechanizmów uwierzytelniania. Niniejszy dokument ma wyjaśnić nieścisłości i przeciwdziałać niewłaściwemu stosowaniu definicji uwierzytelniania w krajowych normach prawnych i dokumentach.

Definicja uwierzytelniania

Zgodnie z definicją eIDAS „uwierzytelnianie” oznacza proces elektroniczny, który umożliwia identyfikację elektroniczną osoby fizycznej lub prawnej, lub potwierdzenie pochodzenia oraz integralności weryfikowanych danych w postaci elektronicznej;

Warto w tym kontekście zrozumieć zapoznać się także z angielską definicją uwierzytelniania w rozporządzeniu eIDAS, która bazuje na definicji technicznej znajdującej się odpowiednich normach.

Normy techniczne na bazie których tworzono definicje rozporządzenia eIDAS definiują uwierzytelnianie lub uwierzytelnienie w następujący sposób:

  • Uwierzytelnienie podmiotów (ang. entity authentication) PN-I-02000

    • 3.3.104 Potwierdzenie, że podmiot (3.9.074) jest tym, za kogo się podaje.

  • Uwierzytelnianie (ang. authentication) PN-ISO/IEC 2382-8.2.2001

    • 08.01 .I1 Działanie weryfikowania deklarowanej tożsamości jednostki.

  • Uwierzytelnianie ISO 11166-1

    • Proces stosowany między nadawcą a odbiorcą dla zapewnienia integralności danych i uwierzytelnienia źródła ich pochodzenia.

Podstawowe fakty na bazie definicji

Definicja uwierzytelniania w eIDAS została podzielona na dwie niezależne części

  • Uwierzytelnianie oznacza proces elektroniczny, który umożliwia identyfikację elektroniczną osoby fizycznej lub prawnej

lub

  • Uwierzytelnianie oznacza proces elektroniczny, który umożliwia potwierdzenie pochodzenia oraz integralności weryfikowanych danych w postaci elektronicznej.

Niniejszym dokumencie będziemy głownie zajmowali się drugą częścią definicji, ze względu na fakt iż pierwsza nie budzi wątpliwości i niezgodności.

Jednocześnie należy wskazać iż druga część definicji uwierzytelniania z eIDAS jest kalką definicji określonej w normie ISO 11166-1

Wszystkie normy prawne i techniczne dotyczące eIDAS wskazują, iż uwierzytelnienie jest procesem lub działaniem. Celem tego działania jest potwierdzenie identyfikacji lub potwierdzenie integralności i źródła pochodzenia. Normy techniczne nie mówią jak ten proces potwierdzania ma być realizowany. W normie ISO 11166-1 wyraźnie wskazane jest uczestnictwo strony odbierającej dane w procesie uwierzytelniania. Natomiast w normie PN-ISO/IEC 2382 proces uwierzytelniania jest związany z procesem weryfikacji deklarowanej tożsamości.

Dlaczego podpisanie nie jest uwierzytelnianiem

Celem złożenia podpisu elektronicznej jest dostarczenie informacji pozwalających na określenie mojego autorstwa. W tym miejscu warto zawęzić rozważania do zawansowanego podpisu elektronicznego, ponieważ w kontekście eIDAS tylko on umożliwia ustalenie tożsamości podpisującego oraz zapewnia późniejszą rozpoznawalność zmiany podpisanych danych.

Dokument, który podpisuję zawansowanymi podpisem elektronicznym opatruję danymi które w przyszłości pozwolą na potwierdzenie jego źródła pochodzenia (autentyczność) oraz w przyszłości pozwolą na potwierdzenie jego integralności. Natomiast ponieważ celem jest jego przekazanie innej osobie, pozostawienie jako dowód w sprawie to badanie integralności podpisanego dokumentu a także źródła jego pochodzenia będzie należało do osoby, która ma podjąć późniejsze czynności prawne na bazie tego dokumentu, innymi słowy ma zaufać temu dokumentowi.

To właśnie proces w którym musimy zaufać dokumentowi, proces realizowany przez stronę ufającą jest uwierzytelnianiem, którego składowymi jest weryfikacja certyfikatu, walidacja podpisu, identyfikacja osoby podpisującej na podstawie certyfikatu a także weryfikacja integralności.

 

Przykład KRS

Warto w tym miejscu zobaczyć to na przykładzie stosowanego w polskim prawie mechanizmu pieczęci elektronicznej w odpisach z Krajowego Rejestru Sądowego. Odpisy w celu zabezpieczenia jego wartości dowodowej są opatrywane numerem odpisu. Numer ten stanowi w rzeczywistości pieczęć elektroniczną pozwalającą na potwierdzenie autentyczności i integralności odpisu KRS.

Proces uwierzytelnienia takiego odpisu KRS jest realizowany przez stronę ufającą, która w celu potwierdzenia jego autentyczności może sprawdzić w systemie głównym za pomocą przekazanego numeru czy w rzeczywistości dany odpis został wydany. Uzyskanie kopii odpisu z sytemu KRS w rzeczywistości potwierdza jego autentyczność, bo potwierdza że dokument ma źródło pochodzenia w systemie KRS. Jednocześnie uzyskanie z systemu źródłowego kopii dokumentu KRS pozwala na potwierdzenie jego integralności, poprzez porównanie treści obu dokumentu (co może być żmudne, ale możliwe).

 

To czym jest podpis elektroniczny

Jeżeli zaawansowany podpis elektroniczny nie stanowi uwierzytelnienia dokumentu, to co czym jest.

  1. Zaawansowany podpis elektroniczny są to dane dołączone lub logicznie powiązane z innymi danymi (definicja podpisu)

  2. Zaawansowany podpis elektroniczny zawiera dane umożliwiające ustalenie tożsamości (art. 26)

  3. Zaawansowany podpis elektroniczny zawiera dane umożliwiające rozpoznanie zmiany podpisanych danych (art. 26)

A co za tym idzie zaawansowany podpis elektroniczny umożliwia uwierzytelnienie przez stronę ufającą danych (podpisywanych) z wykorzystaniem danych opisanych w punktach 1-3 powyżej.

W czym tkwi błąd

eIDAS jest rozporządzeniem napisanym na nowo i bazującym na definicjach mających źródło w normach technicznych. Nie wolno nam odnosić tego słownictwa do zakorzenionych w polskiej administracji definicji uwierzytelnienia dokumentu – są to osobne i niezależne obszary definicyjne.

Dlatego też w żadnym wypadku NIE MOŻEMY stosować w dokumentach i przepisie prawa stwierdzenia „dokument uwierzytelniony podpisem”. Dokument może być podpisany, opatrzony podpisem lub zawierać dołączony podpis.

 

Podsumowanie

Uwierzytelnianie jest procesem wykonywanym przez stronę ufającą samodzielnie lub z wykorzystaniem zewnętrznych usług tj. weryfikacja, walidacja. Natomiast podpis elektroniczny umożliwia wykonanie przez stronę ufającą tego procesu dostarczając dane potwierdzające źródło pochodzenia i dane pozwalające na rozpoznanie zmian podpisanych danych.  

 

Niniejszy dokument jest roboczy i służy wypracowaniu stanowiska. Jego krytyka ma służyć wypracowaniu najlepszej rekomendacji dla stosowania podpisu elektronicznego w Polsce i usunięcia barier w zrozumieniu podpisu na poziomie legislacyjnym i jego stosowania.

 

Warszawa 2015-12-02

Michał Tabor

Uwagi mile widziane w ramach Forum eIDAS_PL na http://yammer.com/eidas_pl  

Informacja o aktualizacjach w programie Notaris w 2016 roku

Utworzono: środa, 13, styczeń 2016 Poprawiono: środa, 13, styczeń 2016

W związku z licznymi Państwa zapytaniami w sprawie koniecznych aktualizacji programu Notaris związanych ze zmianami przepisów prawa w latach 2015-2016 informuję:

1. Firma nasza zapewni wszelkie niezbędne aktualizacje w zakresie jaki jest wymagany zmianami przepisów prawnych między innymi: 

a. wprowadzeniem nowych deklaracji statystycznych MSNot 24

b. wprowadzeniem obowiązku przesyłania do MF deklaracji PCC i SD w formie elektronicznej

c. zapewnieniem możliwości przesyłania elektronicznych wniosków do eKW

2. O wszystkich aktualizacjach powiadamiamy naszych klientów za pośrednictwem publicznie dostępnego biuletynu, który znajduje się na stronie http://notariat.pl/program-notaris/informacje oraz na spronie fpołecznościowej Facebook pod adresem https://www.facebook.com/notariatPL/. Zachęcamy jednocześnie do korzystania z informacji opisanych w formie najczęściej zadawanych pytań i odpowiedzi na stronie http://notariat.pl/program-notaris/pytania-i-odpowiedzi-faq

3. Na życzenie możemy również przesyłać informacje za pomocą poczty elektronicznej. W tym celu należy wypełnić formularz kontaktowy i podać swój adres e-mai. Formularz kontaktowy znajduje sie na stronie: http://notariat.pl/component/rsform/form/4-kontakt-z-serwisem-notariat-pl

 

Robert Śmietanka

Deklaracje PCC i SD wreszcie będą wysyłane przez notariuszy elektronicznie

Utworzono: wtorek, 29, grudzień 2015 Poprawiono: środa, 30, grudzień 2015

Od 1 stycznia 2016r. wchodzi w życie nowela do ustawy o PCC, która stanowi w znowelizowanym art. 10: Płatnicy (notariusze) są obowiązani: w terminie do 7 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano podatek, przekazać w tym terminie, w formie elektronicznej, deklarację o wysokości pobranego i wpłaconego podatku przez płatnika, w tym informację o kwocie podatku należnego poszczególnym gminom.

Ukazało się rozporządzenie wykonawcze http://dokumenty.rcl.gov.pl/DU/rok/2015/pozycja/1999
- par. 5 stanowi o obligatoryjnych elementach rejestru podatku (Rep. A),
- par. 7 stanowi o obligatoryjnych elementach deklaracji PCC składanej w ww. formie elektronicznej przez płatnika, w tym dane identyfikujące gminę (w szczególności jej identyfikator rejestru TERYT) oraz oświadczenie płatnika o zgodności podanej kwoty pobranego podatku z kwotami wykazanymi w prowadzonym rejestrze.
Załącznik do rozporządzenia określa deklaracje PCC dot. podatników, a więc nie notariuszy – płatników na publikację właściwej deklaracji czekamy, powinna się ukazać 01.01.2016 r.

Od 1 stycznia 2016r. wchodzi w życie nowela do ustawy o SD, która zawiera identyczną zasadę o przekazaniu przez płatnika w ww. terminie w formie elektronicznej deklaracji o wysokości pobranego i wpłaconego podatku przez płatnika, w tym informację o kwocie podatku należnego poszczególnym gminom.
Ukazało się rozporządzenie wykonawcze MF http://dokumenty.rcl.gov.pl/D2015000200401.pdf
- par. 5 stanowi o obligatoryjnych elementach rejestru podatku (Rep. A), w tym o określeniu grupy podatkowej łączącej nabywcę ze zbywcą,
- par. 6 stanowi o obligatoryjnych elementach deklaracji SD składanej w ww. formie elektronicznej przez płatnika, w tym ww. dane identyfikujące gminę (w szczególności jej identyfikator rejestru TERYT) oraz oświadczenie podatnika o zgodności podanej kwoty pobranego podatku z kwotami wykazanymi w prowadzonym rejestrze.

W związku z niniejszymi zmianami wprowadzamy aktualizacje oprogramowania Notaris polegające na:

1. W pierwszej fazie - aktualiazcja danych rejestru Teryt w Notarisie - aktualizacjia dostępna będzie od 31.12.2015 na stronie: http://www.ftp.notaris.notariat.pl/akt3-notaris-beta/Tool_TERYT.exe

a. Pobierz aktualizacje Tool_TERYT.exe - uruchom na komputerze z zainstalowaną aplikacją Notaris, przyciśnij "Aktualizuj gminy i kody TERYT", poczekaj - może to potrwać parę minut,  po ukończeniu powinien pojawić się komunktakt "Ukończono aktualizację gmin z kodem TERYT". Proces aktualizacji przedsyawia poniższa ilustracja.

Uwaga ! Przed wykonaniem aktualizacji zamknij program Notaris i wykonaj kopię bezpieczeństwa bazy danych. Informacja o tworzeniu kopii bezpieczeństwa - http://notariat.pl/program-notaris/pytania-i-odpowiedzi-faq/368-32-jak-wykonac-kopie-bezpieczenstwa-bazy-danych-programu-notaris

b. Uruchom program notaris wejdź do zakładki Klienci  i sprawdz w wyszukiwaniu czy widzisz nowe rekordy danych - gminy np:

  • Żuromin, gmina miejsko-wiejska, żuromiński, MAZOWIECKIE, 1437063, Teryt
  • Piaseczno, gmina miejsko-wiejska, piaseczyński, MAZOWIECKIE, 1418043, Teryt
  • Warszawa, gmina miejska, miasto stołeczne, Warszawa, MAZOWIECKIE, 1465011, Teryt

c. Jeżeli tak to od dnia 01.01.2016 podczas rejestracji czynności i pobieraniu opłat PCC i SD musisz przpisywać nowe rekody danych gminy do pobieranych opłat tak jak jest to pokazane na poniższej ilustracji.

2. Po opubliowaniu przez MF nowych deklaracji PCC / SD udostępmimy kolejną aktualizację programu Notaris pozwalającą na wysyłanie danych zgodnie z nowym rozporządzeniem. Przewidywany termin publikacji aktualizacji nowych eDeklaracji to 15.01.2016. Termin może ulec zmianie z przyczyn od nas niezależnych. Do dnia 30.12.2015 MF nie opublikowało jeszcze pełnej dokumentacji zmian technicznych do impordu elektronicznych deklaracji podatkowych.

 

 

Elektroniczne postępowanie wieczysto-księgowe - ruszyły testy

Utworzono: piątek, 27, listopad 2015 Poprawiono: niedziela, 21, luty 2016

Pragniemy poinformować, że w ramach inicjatywy obejmującej współdziałanie Samorządu Notarialnego, Ministerstwa Sprawiedliwości  oraz firm zajmujących się obsługą kancelarii notarialnych: SoftCream Software Sp z o.o., Wolters Kluwer SA rozpoczęliśmy testy aplikacji do składania wniosków Celem tego przedsięwzięcia jest współdziałanie w celu przygotowania jak najlepszych produktów ułatwiających kontakt notariusza z systemem elektronicznej księgi wieczystej (eKW). 

Poniższa informacja rozpoczyna nasz wspólny proces testowania aplikacji przygotowanej przez Ministerstwo.

Ministerstwo Sprawiedliwości od 28 października udostępniło testowy system eKW. Od 1 kwietnia 2016 r. notariusze będą zobowiązani do składania wniosków wieczysto-księgowych (WK) za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. System jest obecnie w fazie przygotowania i będzie stopniowo udostępniany notariuszom do testów. Przygotowane założenia przewidują, że notariusz będzie mógł złożyć elektroniczny wniosek WK na 2 sposoby:

1. Przy użyciu aplikacji lokalnej (np. Notaris, Kancelaria Notarialna, Rejent), w tym trybie wszystkie informacje będą wypełniane przez notariusza bez konieczności ciągłego połączenia z Internetem. Po przygotowaniu jednego lub większej ilości wniosków (np. na koniec dnia pracy) notariusz będzie miał możliwość wysyłania wniosków w formie elektronicznej do systemu eKW (analogicznie jak to się dzieje w przypadku wysyłania kart transakcji do GIIF), następnie notariusz będzie musiał zalogować się na stronie internetowej eKW i podpisać przesłane wnioski swoim kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Wnioski można będzie przesyłać w ciągu dnia wielokrotnie, przewiduje się również możliwość wielokrotnego przesyłania tego samego wniosku (nowy wniosek zastąpi wniosek wysłany wcześniej). Taka metoda zapewni największy komfort pracy, jednak cały czas czekamy na zakończenie prac z nią związanych

2. Przy użyciu strony internetowej,– udostępniony zostanie formularz, za pomocą którego będzie można wypełnić i złożyć wniosek do eKW. W naszej ocenie metoda ta będzie uciążliwa i czasochłonna, zmuszająca notariusza do powtórnego wprowadzania danych, które wcześniej zgromadził w reportorium Wymieniony sposób jest już gotowy i udostępniony do testów.

 

Ministerstwo Sprawiedliwości planuje testowanie systemu, ten etap będzie wyglądał w sposób podany poniżej.

- obecnie udostępniono tylko manualny sposób przesyłania wniosków. Metodę, która umożliwi częściową automatyzację dla notariuszy posiadających systemy obsługi notariatu, Ministerstwo udostępni w terminie późniejszym.

- dostęp do systemu możliwy jest za pomocą specjalnych certyfikatów testowych, które wraz z postępem testowania będą sukcesywnie przekazywane kolejnym grupom notariuszy

- od 2015-11-09 system zostanie udostępniony grupie 5-ciu notariuszy wskazanych przez KRN, którzy mają za zadanie przetestować system w pełnym zakresie jego funkcjonalności i sporządzić odpowiedni raport. W dniu 2015-11-23 raporty przesłane przez testujących notariuszy zostaną podsumowane i przekazane do Ministerstwa Sprawiedliwości, co pozwoli na dokonanie odpowiednich poprawek i uzupełnień w aplikacji EKW.

- od dnia 2015-11-30 dostęp do systemu zostanie rozszerzony o kolejną grupę 50-ciu notariuszy wytypowanych przez izby notarialne. Powinni oni przetestować system w zakresie jego funkcjonalności i sporządzić odpowiednie raporty, które będą przekazywane co dwa tygodnie do Ministerstwa Sprawiedliwości.

- w zależności od ilości i kategorii zgłoszonych przez notariuszy błędów i sugestii, na początku roku 2016 , planowane jest udostępnienie wersji testowej wszystkim notariuszom.

Środowisko testowe

Notariuszom udostępnia się przez Internet testową aplikację zawierającą funkcjonalność umożliwiającą tworzenie i składanie wniosków o wpis w księdze wieczystej oraz wniosków o założenie księgi wieczystej. Aplikacja ma stanowić część systemu, który obecnie jest wykorzystywany do wyszukiwania ksiąg wieczystych–funkcjonująca jednak  w specjalnie przygotowanym środowisku testowym. 

 

Aplikacja jest dostępna pod adresem: https://branzowa-test-ekw.ms.gov.pl/eukw_branz/menu.do

Aplikacja działa w przeglądarkach: 

- MS Internet Explorer, wer.10 i wyższe,

- Firefox wer. 19 i wyższe, wymagana obsługa protokołu TLS 2.0

- Google Chrome wer. 25 i wyższe

- Opera wer. 12 i wyższe

Środowisko testowe udostępnione notariuszom zawiera:

1. Testową centralną bazę danych ksiąg wieczystych (cbdkw), zawierającą kilkadziesiąt ksiąg wieczystych. Księgi te powinny być wykorzystane we wnioskach o wpis tam, gdzie konieczne jest podanie numeru księgi wieczystej, w której wpis będzie wykonywany. Numery oraz typy ksiąg wieczystych znajdują się w załączniku do niniejszego dokumentu.

2. Testowe Centralne Repertorium Wniosków Elektronicznych, w którym będą rejestrowane złożone wnioski.

3. Testowe środowisko sądowe dla sądu posiadającego w swojej właściwości wskazane księgi wieczyste znajdujące się w centralnej bazie danych ksiąg wieczystych.

Testowy sąd ma kod „DIRN”. Ten kod jest prefiksem dla numerów DzKW spraw założonych w sądzie  oraz jest częścią numeru ksiąg wieczystych znajdujących się w testowej cbdkw, będącej we właściwości tego sądu. 

Testowanie aplikacji służącej do tworzenia i składania wniosków o wpis do kw.

Testując aplikacje, notariusz tworzy wniosek i wybiera do niego żądania. W żądaniu notariusz może wnioskować (w zależności od rodzaju żądania):

a) o wpis w księdze wieczystej (lub wielu księgach wieczystych):

- znajdującej  się w testowej cbdkw;

- zakładanej we wniosku złożonym do sądu, jeszcze nierozpoznanym – w tym przypadku trzeba podać sygnaturę DzKW (fikcyjną, nie ma kontroli, czy jest taka sprawa w sądzie);

- zakładanej w innym żądaniu tego samego wniosku (trzeba podać numer żądania);

b) o założenie księgi wieczystej.

Po utworzeniu wniosku notariusz powinien złożyć go testowo (bez podpisywania bezpiecznym podpisem elektronicznym).

Po złożeniu wniosku automatycznie zarejestrują się wzmianki w księgach, których wniosek dotyczy. Ten fakt notariusz będzie mógł sprawdzić przeglądając powiadomienia, wnioski złożone, a także przeglądając księgi wieczyste.

Po złożeniu wniosku automatycznie zarejestrują się w testowym sądzie  pozycje DzKW odpowiadające żądaniom wniosku. O zarejestrowanych pozycjach DzKW notariusz zostanie zawiadomiony powiadomieniem. 

UWAGI

1.Testowy sąd nie jest obsługiwany, sprawy nie są rozpatrywane, nie są dokonywane wpisy.

2. Dane podane we wniosku o wpis w żaden sposób nie muszą odnosić się do zawartości księgi w testowej cbdkw – ważny jest tylko numer księgi, ponieważ dokonywane jest sprawdzenie, czy podana księga istnieje.

3. Jeżeli będzie Państwu zależało na dokonaniu wpisu w wyniku realizacji Państwa wniosku, proszę to zgłosić do DIRS. W miarę możliwości MS wykona wpis.

Robert Śmietanka

Marcin Zręda